教授への質問やアポイントメント、メールで失礼が無いように
大学生活の中では、資料の提出や報告など、教授にメールを出す機会がでてきます。
友達にメールを送るのではなく、教授という目上の立場の方にメールを送るのですから、しっかりとマナーの通るメールを送らないと、教授のあなたに対する印象は悪くなります。
学生だから・・・という甘えは通用しません。
教授に対して失礼の無いようなメールはしっかりと勉強してきた学生なら書くことができるはずなのです。
教授には学生からも同じ教授からも、また研究などを行っている企業など多数のメールが送られてきています。
そこで、友達に送るメール同様、件名のないメールを送ったり文章の要点がつかめないようなメールを送るのは見過ごされる要因となります。
メールの全体像を確認
件名はしっかりと何についてなのか、誰からなのかをはっきり書きます。
○○のレポートについて ○○学部○年 ○○○○など書きます。
本文の宛名は件名同様、先方に失礼になるので必ず記入します。
その下に、あいさつ文を書きます。
教授が自分のことを知っているという状態ならお世話になっております、初めてメールする場合は、初めましてあいさつ文を書きます。
時節の挨拶は省いてもいいでしょう。
久しぶりにメールするというときなどは、時節の挨拶を入れる方がいいでしょう。
次に教授が自分のことを知らない状態なら、簡単に自己紹介します。
知っている場合でも、○年の○○です、と書いた方がいいです。
他の人からアドレスを聞いてメールする場合、○○さんから教授の連絡先をお聞きしましたと書き添えておきます。
メールの目的については簡潔に、○○についてメールさせていただきますと書き無いように入ります。
短く伝えたい事、聞きたいことを書きます。
内容を書いたら締めの文章を書きます。
お手数おかけして申し訳ございませんが、お手すきの際ご返信いただければ幸いですと丁寧に書きましょう。
宜しくお願いいたしますというお願いの言葉も忘れないようにします。
最後に学部、学籍番号、名を書き、アドレスを書きます。
必要であれば携帯番号なども書き添えておく方がいいでしょう。
添付資料が必要な場合、メール件名と同様にわかりやすく、○○ ○○ ○○のレポートなどと添付資料に名前を付けて送ります。
友達に送るメールとは違うという意識を持ってしっかりと
友人あてのメールではありません。
始動していただいている方に対して送るメールとなるので、失礼の無いようにしっかりと書くことを頭に入れておきましょう。
教授の性格によって、書き方も異なるかもしれないので、教授とメールを交わしている経験がある先輩等にどのように送ればいいかを聞いておくと無難です。